21.3 利用电子邮件

Excel服务器企业版提供了通过电子邮件通知工作流待办事宜的功能。下面的图示表达了Excel服务器邮件通知的过程：

图 21‑36

1. 发件人的操作（如提交待办事宜等）产生邮件，提交到 Excel Server 服务器
2. Excel Server 服务器把邮件转到一台发送邮件服务器，为了完成这步工作，需要您在 系统管理 台的 “ 系统 服务 — 邮件通知 ” 中设置发送邮件服务器的配置选项。
3. 发送邮件服务器根据收件人地址把邮件发送到收件人邮箱所在的另一台邮件服务器
4. 收件人接收邮件。

图中的“发送邮件服务器”指的是一台配置了邮件服务的计算机，它能够完成邮件发送的工作。有三种可能的配置方法：

1. 用 Excel Server 服务器兼任发送邮件服务器，即，发送邮件服务器和 Excel Server 的服务器是同一台机器，这时需要在 Excel Server 的服务器上配置邮件服务。
2. 选择局域网内的另一台机器做发送邮件服务器，需要在这台机器上配置 SMTP 服务。
3. 选用互联网上已知的邮件服务器，如 263 、 网易邮箱、 QQ 邮箱、 GMail 等。

如果可能的收件人邮箱包括互联网上的邮箱，如yahoo、163、google、sina等邮箱，则要求发送邮件服务器必须与互联网连通，在这种情况下，建议采用第二种配置方式，即选用企业内的一台计算机作发送邮件服务器，可访问互联网；Excel Server服务器与发送邮件服务器连通，但不要直接连通互联网，以保证数据库的安全。

21.3.1 设置邮件服务器配置选项

1. 在系统管理台主界面左侧选中“系统服务”，右侧选中“邮件通知”，选择右键菜单【设置】。

图 21‑37

2. 弹出“邮件设置”窗口， 输入发送邮件服务器 (SMTP) 的名称或 IP 地址、 SMTP 端口号、验证方式 等。

图 21‑38

3. 输入系统发件人的信息，所有通过 Excel 服务器产生的邮件将以此发件人账号发出。注意， “ 发件人 ” 必须是指定的发送邮件服务上的有效账号，电子邮件地址必须是发件人账号对应的有效地址。
4. 勾选“开启邮件通知功能”，点击【确定】，完成邮件的配置

注意为避免大量发送被邮件服务器拒绝，可在图21-35【选项】中输入连续发送最大数量。设置后服务端发送邮件时，发送数量达到输入数量时，结束本次发送任务，等待下次发送任务再继续发送剩余邮件

 

21.3.2 设置通过电子邮件通知工作流待办事宜

若要使工作流的待办事宜能够以电子邮件的方式通知到办理人，还需要：

1. 在管理控制台中修改用户信息，输入用户的电子邮件地址。

图 21‑39

2. 设置工作流任务的属性中【 通知】内容 ，使得该任务的待办事宜能够以电子邮件的形式通知办理人。如 下图所示：

图 21‑40

其中【邮件主题】和【邮件正文】内容可通过浏览按钮分别进行编辑来显示自定义内容。如图可设置显示对应系统变量、表单字段的名称及数据。

图 21‑41

3. 完 成以上设置后当执行此任务时 对应 的待办人将收 到指定 内容 的 待办邮件 。

说明：当此工作流任务执行权限为：多个待办人（都有邮件地址）且为抢先式时，邮件收件人处显示全部收件人。

图 21‑42

21.3.3 办理完成邮件通知

当待办事宜（抢先式）有多个待办人，其中一人办理完成后可以给其他待办人发送已办理完成邮件，通知他们已经办过了。下面我们以订单审批任务为例进行说明：

前提：待办用户的用户信息中输入正确的邮件地址。

1. 以 “admin” 登录系统，如下图所示设置订单审批任务的属性中【通知】内容，使得该任务办理完成后，其他办理人可收到完成邮件通知。

图 21‑43

2. 填报订单后保存时指定待办为多人。

图 21‑44

3. 以 admin 用户对此订单进行审批。
4. 完成审批后，除 admin 以外的其他待办人（王总、老肖）都将收到完成邮件通知。

说明：当任务为会签式或并列式时有多个待办人，即使勾选【办理完成邮件通知】当办理完成时也不会生成完成邮件通知。

21.3.4 根据表单内容发送电子邮件

出了待办事宜发送的邮件通知外，还可以在模板上定义一种特殊的回写公式----新建邮件公式，通过回写公式的执行，产生带发邮件。

例如，在《出库单》模板上，我们可以定义一条新建邮件公式，当出库单保存的时候，向订货的客户发送一封邮件，通知其货物已发出。

图 21‑45

回写（新建邮件）公式还可实现将表单(Excel文件)做为邮件附件发送功能。

例如：当订单审核通过时，将通过的订单以邮件附件形式发送给客户。通知客户可准备送货。需进行如下设置：

1. 在订单 模板的【填报设置】中 ， 勾选【保存时， 同 时保存一份 Excel 文件 】 。
2. 新建 【回写（ 新建 邮件）】表间 公式 时 ， 如 下图所示， 需 勾选 【 将 本 表单作为附件发送】 。

图 21‑46

3. 满足 条件执行表单公式 后 ，接收人 收 到的邮件中 有填报 的表单 作 为附件。

 

注意几 点 ：

1. 若 为附件 发 送的 表单 中 含有附件超链接，收 到 的excel文件中附件的超链接失效。
2. 设置完 成后 ，取消勾选‘模板属性-填报设置’中的【保存时，同时将excel文件副本保存到服务器】。依然可以生成邮件，但表 单 不再作为附件。
3. 若邮件已经生成但 未发送 （ 为待发送） 时删除该表单。邮件正常发送但表 单 不再作为附件。
4. 若该表单由新建表单公式生成。则生成的邮件中表 单 不再作为附件。

21.3.5 查看待发/已发出的邮件

在管理控制台中可查看本应用中发出的邮件；在系统管理台中可查看所有应用发出的邮件。