17.1 自动编号
在第5章，我们初次接触了自动编号的概念。本节对自动编号数据规范再做一下详细的说明。按图17-1建立《发文登记》模板。
图 17‑1
在模板上定义数据项如下：
|
表名 |
发文登记表 |
所在工作表 |
Sheet1 | ||
|
样式 |
单一数据项 |
是否创建 |
是 | ||
|
主键 |
区域 |
字段名 |
数据类型 |
必填 |
填写规范 |
|
|
B2 |
密级 |
文字 (20 字以内 ) |
√ |
固定取值的下拉，三个选项：绝密、机密、普通 |
|
√ |
E2 |
文件号 |
文字 (20 字以内 ) |
√ |
|
|
|
C3:E3 |
文件标题 |
文字 (100 字以内 ) |
√ |
|
|
|
C4:E4 |
文件内容 |
文字 (2000 字以内 ) |
|
|
|
|
C5 |
录入人 |
文字 (20 字以内 ) |
|
当前用户姓名 |
|
|
E5 |
录入日期 |
日期 |
|
当前日期 |
17.1.1 自动编号的组成
自动编号由若干“段”组成，每段可能是如下无类信息之一：
|
段类别 |
说明 |
|
系统变量 |
为与当前用户有关的内容，包括：前用户部门编号，当前用户所在部门，当前用户所在机构，当前用户姓名，当前用户登录帐号。 |
|
固定文字 |
顾名思义，就是定义自动编号时规定好的固定文字内容 |
|
日期变量 |
表示时间相关的信息，有 YYMM ， YYYYMM ， YYYYMMDD ， YYMMDD ， YY ， YYYY ， MMDD 等格式，在产生编号的时刻，根据当前日期决定 |
|
表单变量 |
对应模板上的字段，在填报的时候，根据这个字段中用户填写的内容构造编号的这一段。 表单变量具体对应模板上的什么字段，在把自动编号绑定到模板数据项的时候再指定，定义自动编号的时候不需要指定 |
|
顺序号 |
从 1 开始的顺序号，需要规定位数 |
假设《发文登记》用于登记所有下发的文件，每份下发的文件，有一个系统自动产生的文件号。
我们希望在文件号中能体现出来：此文件的密级是什么，是哪个部门下发的，是该部门在当年第几次下发的。例如，财务部2008年第3次下发的绝密文件，编号为“绝密-财务部发（2008）第003号”，总经办2007年第6次发普通文件，编号为“普通-总经办发（2008）第006号”。分析这个问题我们会看出，文件的编号中必须包含如下信息：
- 文件的密级，密级是发文登记表中的一个字段，所以它是一个“表单变量”
- 发文部门的信息，操作人所在的部门，它是一个“系统变量”
- 发文时间（年份）的信息，和操作时间有关，它是一个“日期变量”
- 顺序号，以上信息都相同的情况下，从 1 开始顺序编号，留 3 位
由此定义如下的文件编号：
图 17‑2
如上图所示，文件编号由8段组成。
开头是一个表单变量，表示这将是模板上的一个字段，填报时，根据这个字段的值决定这段的内容。当我们把此自动编号关联到具体的发文登记表模板上的时候，将指定这个表单变量具体对应模板上的“密级”字段；
接下来是一个固定文字“-”；
然后是“系统变量—当前用户所在部门”，即，谁来填报“发文登记表”，这里就是谁所在的部门名称。
接下来又是固定文字“发（”；
下面一段，是一个日期变量，这个选择格式为“YYYY”，即填报时刻的年份；
然后又是一段固定文字“）第”；
接下来为顺序号，即，同一密级、同一部门、同一年，下发的文件，从1开始编号，顺序递增，这里我们规定顺序号为3位，这意味着，同一密级、同一部门、同一年之内，发文的数量最多为999份。
最后，还是一段固定文字“号”。
17.1.2 将编号中的表单变量绑定到数据项
在上一节，我们定义了一个自动编号数据规范“发文号”，下面把这个自动编号关联到《发文登记表》模板的“文件号”字段上。
在设计栏目中，选中《发文登记表》模板，打开其“管理数据表”窗口。选中“发文号”字段，选择其数据规范为自动编号“发文号”，弹出“字段数据规范设置”窗口，如下图所示。
图 17‑3
设置表单变量的绑定字段为“发文登记表.密级”。
生成时机
当一个自动编号中带有表单变量时，编号需要根据表单变量的绑定字段的内容来构造，在填报的过程中，绑定字段的内容可能被多次输入，比如在这个例子中，绑定字段是“密级”，用户可能一开始选择了密级为“机密”，然后发现不对，又改成了“绝密”，那么是不是每次改变都要重新产生一个文件号呢，这里提供了两种选择，一种是“保存时”，也就是不管填报过程中绑定字段被反复修改了多少次，直等到保存时才去生成编号，因为那个时候绑定字段的内容已经定了，不会再变了；另一种选择是“绑定字段改变时”，也就是说只要绑定字段的内容改变，编号都会重新生成。
在本例中，我们选择生成时机为“保存时”。
修改表单时，编号否要重新生成
关于带表单变量的编号生成，还有一个问题需要注意，就是已经存在的表单，如果打开修改，而且修改时又改变了绑定字段的内容，这种情况下编号怎么办？要根据新的绑定字段内容重新生成吗？还是保持不变？
在“字段数据规范设置”窗口上有一个选项“编号一旦生成并存入数据库，绑定字段改变编号不变”，可通过这个选项，来控制表单修改时，是否要根据改变后的绑定字段内容重新生成编号。
17.1.3 编号重用
某些情况下，我们可能会要求单据的编号必须连续，中间不能有断号。
产生断号的原因有以下两种情况：一是我们选择填报一份单据，则产生了新编号，但是最终并没有保存着张单据，而是直接关闭了，则已产生的编号成了废号。二是我们删除了一张单据，则被删除的单据上用到的编号也成为了废号。
我们可以选择通过自动编号的重用方式，使得废号可以被再利用。如下图所示。
图 17‑4设置自动编号的重用方式
