Excel Server Tutorial

16.4 多模板对应到相同的数据表

16.4.1 数据是如何存储的

通常的Excel文件，用户对数据的操作与数据的存储是一体的。文件本身就是用来保存数据的，下图就是一个典型的例子：用一个文件来保存公司所有的客户信息，为了方便检索，把不同办事处的客户分别存放在不同的工作表中。

图 16‑23

在Excel服务器中，数据的录入计算与数据的存储是分离的。模版是数据的录入界面，数据实际存储在数据库中。数据库由一个个的“表”组成，数据存放在表中。每个表都有表头/列标题，也就是我们所定义的数据项（字段）。表中存放的数据称为记录。

比如我们前面定义的《客户登记表》模版，它实际上提供了一个录入客户信息的操作界面，我们输入三个客户的信息，并非意味着我们保存了三个文件，不是这样的，我们没有保存任何Excel文件，只是“通过”Excel的录入界面，把这三个客户的信息保存到数据库中一个名为“客户登记表”的表中去，成为其中的三条记录。请看下图的示意：

图 16‑24

熟悉SQL Server数据库的用户可以看到，在服务器上名为ESApp的数据库中有一个表，名为“客户表登记表”，其中存放着我们通过《客户登记表》模版输入的所有客户的信息。

这样做的好处是：

没有存储容量的限制。一个 Excel 工作表，最多有 65535 行（ Excel2007 最多有 1048576 行），更多的信息就无法存放，数据存储在数据库中，可以不受文件大小的限制。
既能对数据进行集中统一管理，又能实现精细的权限划分。
可以充分利用数据库技术的优点。例如：用主键来保证数据的唯一性。数据库是对大量业务数据进行管理和操纵的成熟技术，读者可参看有关数据库概念和原理的书籍。
便于对各种相关业务数据的综合利用。

16.4.2 多模板“对应到”同一数据表的意义

企业中，往往存在大量十分相似的单据，比如：采购入库单、生产入库单、领料单、发货单，它们都是库存相关的单据，单据的内容和格式也很类似，可能只有个别字段不同。再如：银行收款单和现金收款单，它们的格式完全一样，区别只在于：1）权限不同，银行收款单由银行出纳录入，现金收款单由现金出纳录入；2）录入时的数据规范不同，银行收款单的收款方式包括“电汇、支票、汇票”等等。现金收款单的收款方式只有“现金”。

当我们用Excel服务器来管理这些相似的单据时，需要考虑到以下几方面问题：

首先，它们需要被定义成不同的模板，因为它们或者格式不同，或者权限不同。

其次，它们经常要被统计报表同时引用，比如收款清单，要同时包含“银行收款单”和“现金收款单”；库存台帐，要同时从“采购入库单”、“生产入库单”、“领料单”、“退料单”中提取数据。

第三，它们可能要整体考虑数据的唯一性等，比如，如果一个客户的付款信息在“银行收款单”中已经录入了，就不能在“现金收款单”中重复录入。

为了同时兼顾以上几种要求，Excel服务器中提供了“多模板对应到同一数据表”的功能，也就是说，我们针对不同的单据，建立不同的模板，但是在模板上定义的数据项，都对应到数据库中同一个数据表的字段上，这样一来：

因为是不同的模板，所以可以分别设置权限、数据规范。
因为是同一个（ ESApp 数据库中的）数据表，所以主键可以跨模板起作用。
因为是同一个（ ESApp 数据库中的）数据表，所以可以用一条表间公式就提取出所有这些相似单据中的数据

下文以《银行收款单》和《现金收款单》为例，说明如何使多模板“对应”到同一数据表。

16.4.3 多模板对应到同一数据表举例

建立《银行收款单》模板

新建“银行收款单”模板，表样及属性如下：

项目	内容
报表编号
报表名称	银行收款单
初始填报权限	部门： A 公司、财务部角色： Administrators 、银行出纳
最终查阅权限	部门： A 公司、总经办、财务部角色： Administrator 、总经理、财务部经理、银行出纳
其它	接受默认值
表样：

Excel 公式：
单元地址	公式

在《银行收款单》上定义数据表如下：

图 16‑25

定义适当的数据规范：

“收款单号”用自动编号，
“客户名称”用列表选择，同时填入客户名称和客户编号。
付款方式为固定取值的下拉列表，可选项为：支票、汇票、电汇、 …

建立《现金收款单》模板

新建“现金收款单”模板，表样及属性如下：

项目	内容
报表编号
报表名称	现金收款单
初始填报权限	部门： A 公司、财务部角色： Administrators 、现金出纳
最终查阅权限	部门： A 公司、总经办、财务部角色： Administrator 、总经理、财务部经理、现金出纳
其它	接受默认值
表样：

Excel 公式：
单元地址	公式
C5	= ” 现金 ”