9.2 操作工作流

本节以费用报销流程为例，叙述表单如何按工作流的规定进行流转，同时说明在定义了工作流的情况下，表单的填报、修改、删除的操作方式发生了哪些变化。

9.2.1 启动工作流

用销售员张三的帐户zhagnsan登录，输入一份费用报销单，如下图：

图 9‑24

在填制费用报销单时，光标无法进入第5行以下的区域，因为这是工作流的第一步，此步骤的有效区域只包括了5个数据项：报销单号、费用类别、报销人、申请日期、事由。

另外，尽管我们设置了“部门领导签字”的数据填写规范是“当前用户姓名”，但因为“部门领导签字”不是本步骤的有效区域，所以当前用户姓名“张三”不会出现在“部门领导签字”处。

保存报销单，打开“我的工作台”，会看到这张报销单的信息。请注意，选中这张报销单后，在工具栏上有“新建”和“查看”，而没有“修改”和“删除”。

 

图 9‑25

在有工作流的情况下，不能对表单数据直接进行修改和删除，而是代之以“重做”和“撤回”

9.2.2 处理待办事宜

按照工作流的定义，刚才张三填制的报销单会直接提交到张三的上级--销售部经理“肖亮”那里审批。现在改用销售部经理的帐户xiaobu登录（回顾第3章的练习，在那里我们建立了帐户），在我的工作台中出现一条待办事宜，如下图：

图 9‑26在我的工作台中查看待办事宜

点击工具栏按钮【办理】，打开这张待审批的报销单，报销单内容显示在屏幕上，但不能改，只有“部门审批意见”、“部门领导签字”两处能输入内容。因为我们在定义工作流时，已指定“部门审批”任务的有效区域只有这两个数据项。

图 9‑27办理待办事宜

输入审批意见后，保存，把销单窗口关闭，再回到我的工作台中，我们会发现待办事宜列表中已经没有内容了。

处理待办事宜的时候，可以使用报表工具栏上的两个按钮。 【暂存】按钮：暂存和保存的区别是，暂存后，此项依然还在待办事宜列表中。 【退回】按钮：可以直接退给交办人。交办人将在自己的待办事宜列表中看到被退回的事项。

9.2.3 查看工作进度

工作流是多人协同完成一件事情的典型例子。流程中的个人，除了完成自己份内的工作外，还经常要关心其他人的工作进行情况。在我们的费用报销的例子中，如果报销人提出申请之后，希望了解审批进行到了哪一步，可以这样来做：

1. 用张三的帐户登录
2. 打开我的工作台
3. 展开左侧树型中的“已处理工作”，选择“费用报销单 _ 申请报销”，右侧列出所有本人提交的报销单。选中要查看的那一条，右击鼠标，弹出菜单，如下图所示：

图 9‑28查看已处理工作的后续进展

图 9‑29工作流进度

可以看到肖亮已经完成审批。报销单已转到财务部钱部长那里等待审核。

当因管理和安全的需要，要求用户在查看进度时只能查看涉及自己办理的任务，该如何操作呢？

下面我们以员工调查表为例进行说明：

此次员工调查我们需要被调查的员工只能看到自己的调查进度，只有王总可查看到全部被调查员工的进度。

1. 登录 系统打开 【 员工调 查 表】工作流窗口 ， 点击【设置】

图 9‑30

2. 打 开如下的 【 工作流设置】窗口 进 行 如 下设置 ：

图 9‑31

勾选【仅显示与本人相关的流程】并添加用户“小肖，肖部长，小路”，保存设置退出工作流窗口。

3. 我 们填报一张【员工调查表】选择的 执行 人为多人： “王总 ，肖部长，小肖， 小 路 ” 。
4. 以已 设置过的用户 “ “小肖 ” 登录系统查看此 员工 调查表进度 ， 如下图所示 ， 只可查看 到小 肖 相关 的进度 。无 法查看到其它用户进度。

图 9‑32

5. 我 们以 王 总登录系统查看此调查表进度 ， 则可查看到全部相关用户的进度。

图 9‑33

9.2.4 重做和撤销

在有工作流的情况下，一份表单要经过多次流转，最终在我的工作台中显示的数据是多个步骤综合作用的结果。每个步骤一经提交，在后续步骤还没有办理的情况下，是可以修改的，后续步骤一旦办理，就不能再改动，除非请后续步骤的办理人把这份表单“退回来”。

也即，带工作流的表单，不能按通常的方式做“修改”和“删除”，只能是“逆”表单提交的顺序，步步后退式地进行“重做”和“撤回”。

以上面的报销单为例，假设张三填报了报销单之后，发现报销金额写错了，要修改，可以这样操作：

1. 打开我的工作台。
2. 在已处理工作中找到提交的那张报销单
3. 选择右键菜单“重做”，如下图所示：
4. 很遗憾，系统给出了这样的提示：

图 9‑34

为什么？因为我们通过查看工作进度已经看到了，后续步骤“部门审批”已被肖部办理完了。怎么办？请肖部把这张报销单退回来（撤消审批）。

5. 现在断开连接，用肖部的帐户登录。
6. 在我的工作台中展开“费用报销单”模板，找到这张报销单，点击鼠标右键，选择弹出菜单“撤回”

图 9‑35 “撤销”已处理工作

7. 系统提示：“本步工作已被撤销”。点击“待办事宜”，可看到这张报销单重新回到待办事宜列表中，等待再次被审批。
8. 重新用张三的帐户登录
9. 如第 3 ）步一般重做，这次系统会打开这张报销单，修改报销金额，保存。报销单被再次提交审批。

如果工作流任务节点属性中，选择了“ 撤回时回到上一步快照 ”，那么 撤回时，回到上一步的快照 ，否则是 回到本步快照

9.2.5 已处理工作如何显示可通过个人选项来配置

当已处理工作文件夹里积累了大量的已处理任务时，如果希望不显示出来，我们可以通过“个人选项”来配置。配置方法如下：

登录客户端，点击菜单栏“Excel服务器”-个人设置-填报选项，如图所示：

图 9‑36

在弹出的窗口中切换到“已处理工作显示”选项卡下，选择“不显示”，当然，也可以选择“显示最近一段时间的已处理工作”，然后选择最近多长时间即可。

图 9‑37

设置完成后，回到我的工作台界面，点击已处理工作文件夹，可以看到右侧就不会再显示了。

图 9‑38