5.7 简化和规范数据的录入

为了使录入客户信息的过程更方便、快捷、准确，我们继续对《客户登记表》模板做改进：1）登记日期自动填上当前日期，不需要再输入；2）每次填新的客户登记表时，让系统自动生成客户编号；3）“大区”能够下拉选择，而不需要输入汉字；

类似上述这些为了简化和规范化数据的输入过程所做的设置，统称为“数据规范”。

数据规范分5类，系统变量、自动编号、下拉列表、弹出列表选择、弹出树形选择。

除了系统变量之外，其它的数据规范需要“先定义、再关联”，所谓“关联”指得是指定此数据规范用在哪个模板的哪个数据项上。

定义数据规范可以两种方式之一来做。一是在客户端中做，方法是，点击客户端菜单【设计】--【数据规范】，弹出“数据规范”窗口；二是在管理控制台主界面中，选择左侧节点“数据规范”及其下的子节点，查看并操作所有的数据规范。

图 5‑26在客户端定义数据规范

图 5‑27在管理台中定义数据规范

5.7.1 给数据项加上默认值

1. 以 Admin 账户登录，选择菜单“设计  打开模板  选择模板”。
2. 在弹出的“打开模板”窗口中选中“客户登记表”，点击右侧的【打开】按钮进入模板的设计状态。

 

图 5‑28打开模板

3. 选择菜单【模板】 -- 【管理数据表】（或者点击工具栏中的【管理数据表】），如下图。

 

图 5‑29在模板的设计状态下，选择“管理数据表”菜单

4. 弹出“管理数据表”窗口。点击“客户表”下的【字段】，窗口右侧显示出该数据表包含的所有字段。

图 5‑30管理数据表窗口

5. 在表格中选中“登记日期”，然后点击数据规范中的【 … 】按钮，弹出字段属性窗口。

图 5‑31“字段定义”窗口

6. 点击“数据规范名称”右侧的【 .. 】按钮，弹出选择数据规范窗口。在左侧选择“系统变量”，在窗体右侧选择“当前日期”，点击“确定”按钮，返回“字段属性”窗口。

图 5‑32数据规范选择窗体

7. 用同样方式（ 5 ～ 6 步）设置“销售员”字段的填写规范为“当前用户姓名” .
8. 在“字段属性”窗口中，点击【保存】按钮，回到“管理数据表”窗口。
9. 关闭管理数据表窗口，回到模板的设计状态。关闭模板。

“当前日期时间”指的是用作服务器的那台计算机的系统日期。这样可以保证在一个网络环境中，不管用户从哪台客户机登录，所得到的“当前日期”都是一样的，跟不同客户机各自的系统时间没有关系。

5.7.2 自动编号

我们希望客户编号能够由系统自动产生，需要做的工作有两步：首先，定义一个自动编号数据规范；其次，把定义好的自动编号和模板上的“客户编号”数据项关联起来。

定义自动编号

1. 用 Admin 帐户登录，点击菜单【设计】 -- 【数据规范】，弹出“数据规范窗口”
2. 在窗口左侧选择“自动编号”，点击右侧的【新建】按钮。

图 5‑33  数据规范窗口

3. 在窗口左侧选择“自动编号”，点击【新建】按钮，弹出自动编号定义窗口，如下图所示

图 5‑34  定义自动编号

系统自动产生的流水号由若干“段”组成，每段可能是如下四种类别的信息：固定文字、系统变量、日期变量、顺序号位数。在这个窗口上，您可以选择每段的类别的内容。在本例中，我们设置“客户编号”由两段组成，第一段是固定的字头“KH”，第二段是3位的顺序号，这样，实际产生的客户编号将是“KH001”，“KH002”，…，以此类推。

4. 按【确定】，保存自动编号的定义。

 

设置数据项的自动编号

定义了自动编号后，还需要把它指定为某数据项的填写规范，这样在填写新表单时，自动编号才能够自动产生。

1. 用 Admin 账户登录客户端。
2. 选择菜单【设计】 -- 【打开模板】 -- 【选择模板 ... 】，打开“打开模版”窗口。
3. 选中“客户登记表”，点击窗口右下角【属性】按钮右侧的下箭头，选择子菜单【数据表】

图 5‑35另一种打开“管理数据表”窗口的方式

4. 弹出“管理数据表”窗口，点击“客户表”下的【字段】，窗口右侧显示出该数据表包含的所有字段。
5. 选中“客户编号”，然后点击“数据规范”列中的【 … 】按钮，弹出字段属性窗口。点击“数据规范名称”右侧的【 .. 】按钮，弹出选择数据规范窗口。

图 5‑36选择数据规范

6. 在左侧选择“自动编号”，在窗体右侧选择“客户编号”，点击“确定”按钮，返回“字段属性”窗口。
7. 点击【保存】按钮回到【管理数据表】窗口，关闭窗口。

断开连接，用张三的账户zhangsan重新登录，新填一张《客户登记表》，您会发现客户编号已经自动产生。

5.7.3 下拉列表

使模板上的某些数据项能够通过下拉选择的方式输入数据，不仅能方便输入，还能保证输入的正确。下面我们设置《客户登记表》模板上的“大区”下拉列表。同样需要两个步骤：1）定义下拉列表，2）把下拉列表和模板上的数据项关联起来。

定义下拉列表

这一次，我们练习在管理控制台中定义数据规范

1. 用 Admin 账户登录到管理台
2. 在管理台主界面左侧树形中选中“填写规范 -- 下拉列表”，右键菜单【新建】。
3. 弹出“定义数据填写规范”对话框，规范名称输入“大区列表”；数据源选择“固定取值”，如下图。

图 5‑37定义下拉列表

4. 点击“添加”按钮，输入“华北”，再点“添加”按钮，输入“华东”，循环此过程。
5. 按【确定】。

固定取值的意思是下拉列表中包含的项数和内容可以在定义下拉列表时（此时）确定。与之相对的情况是，下拉列表中包含的项数和内容无法在定义时确定，比如输入《订单》时，客户名称要从下拉列表中选择，可是有哪些可供选择的客户呢？在定义数据规范时是无法确知的，只能到要实际填写《订单》的那一刻，《客户登记表》中登记了多少客户，就有多少个可选项。这种情况，就要选择“来自数据表”。

设置数据项的下拉列表

以Admin帐户登录到客户端，打开客户登记表模板，选择“模板 管理数据表”，找到“大区”字段，设置“大区”的填写规范为“大区列表”，关闭模板。

填写一张新的客户登记表，我们会看到“大区”出现了下拉列表，可以从中选择