贵州宏福实业开发有限总公司
一、公司简介
贵州宏福实业开发有限总公司是集磷矿采选、磷复肥、磷煤化工、氟碘化工生产、科研、贸易为一体的国有大型企业。主要产品为磷酸二铵、磷酸一铵等磷产品。现拥有18项国际国内领先的技术创新成果、25项发明专利、1项实用新型专利。公司以生产优质高浓度磷复肥满足农业生产需要为己任，大力实施提升质量水平、提升科技含量、提升规模效应和降低成本、降低增量投入，并取得显著成效。
瓮福磷矿是贵州宏福实业开发有限总公司下属的现代化采选联合企业，1990年11月11日开工建设，1994年底基本建成，1995年5月3日一次试车成功，1995 年9 月8日通过72小时试车考核。瓮福磷矿是国家“八五”重点建设项目，总投资约21.376亿元,形成固定资产约19.65亿元。目前，瓮福磷矿下设英坪露天矿、选矿厂、磨坊矿、炸药厂、动力厂、矿山护矿队和机关后勤等单位和部门。全矿在职职工近千人。
二、公司信息化之前的工作模式
1、从矿石销售合同，到矿石发运通知单，到小票号，到开票发矿，以前用手工填写和纸质方式传递，合同管理难度大，相互之间及后续工作（如矿石计量、统计报表等）没有电子方式的关系数据链，需要人工来统计数据，统计的数据时效性和准确度较差，不能及时有效地监视合同的执行情况。
2、矿石计量以前过一车，先要打开车辆皮重的Excel文件，查找该车号的皮重，然后过磅并录入共享方式的Excel表；此种方式过磅效率低（最快也需要花40秒钟录入一辆运矿车辆的过磅信息）、数据不安全（容易被其它磅房的人或本磅房的其他人修改或删除）、出错率高（因数据没有统一的规范，导致出矿点、收矿厂家、开出票编号、回收财务联号等容易输错，同一出矿点、收矿厂家有多个名字，开出票编号、回收财务联号等重复）、查询不方便等，而且报表采用手工方式，速度较慢。
3、生产统计报表难度大。生产统计日/月报表需要大量的人力和时间来处理数据，数据采集较难，报表统计时间不及时，容易出错，工作量很大。
4、纸质存档量大；以前要经常备份矿管站的过磅拖单并要保存好原始的各种过磅票据和过磅报表，一车一车的过磅信息都必须要用手工填列并加以保存好，一个月下来保存的纸张就要高达两、三尺厚。
二、勤哲Excel服务器信息化初探
为了解决以上问题，经多方面比较，决定选择Excel服务器企业版ERP软件，该软件采用B/S和C/S相结合，后台采用MS SQL Server 大型数据库，前端采用Microsoft Excel作为客户端，由于使用Microsoft Excel作为客户端使得使用和推广比较方便。该软件通过用户设计的管理流程和权限角色以及用户权限控制，提高数据的安全性以及实现分级管理，而对公用数据和信息（例如，组织机构、人员、角色、系统日志、备份与恢复等） 进行统一管理，大大增强了系统的适应性和可用性。
为了能更快的将Excel服务器应用到生产管理上，方便推广和使用，首先从设计矿石计量模块入手，然后设计合同管理模块，矿石发运模块、生产统计与报表模块从两端向矿石计量模块接合，整个系统以合同编号、财务联号、小票号、开出票编号、出矿点、收矿厂家等为关键字段，和以车辆信息、出矿点、收矿厂家、矿石属性等作为基础表，而建立起一个关系数据库，这样就构成了主要由合同管理模块、矿石发运模块、矿石计量模块、以及生产统计与报表模块组成，并严格按照合同管理——矿石发运——磅房计量——数据的统计、采集——生产统计日/月报表的生成的工作流程来工作的Excel数据库。
三、信息化的具体设计和应用效果
1、合同管理模块，只要输入合同号，几秒钟内就能知道到此时为止该合同的执行情况（如已发运矿石数量、车数、剩余或超多少量等），所得数据是及时的、最新的，输入收矿厂家、合同号、发矿点等信息，就能快速得到相关的统计信息（如某收厂家所签的合同数量、某发矿点所发的厂家等），查询及管理方便。
2、矿石发运模块，只要签发矿石数量的合计超过合同数量就会报警，并且能方便进行补票、补款、退款等工作。
3、矿石计量模块，在各磅房，现在只需要输入或选择相关信息就能自动填写相关内容（如输入运矿车辆车号，就会自动填写车辆的皮重、驾驶员名字、车属等一系列信息），大大减少了人工输入的内容，提高了过磅速度，以前最快的过磅速度是一分钟最多只能过1 车矿石，而现在，一分钟能过磅 3 车；以前最快需要花40秒钟录入一辆运矿车辆的过磅信息，还不包括报表的生成，而现在只需要15秒钟左右就能完成车辆的过磅，而且报表自动生成。这不仅大大减轻了磅房由于人员少而发运矿石任务逐年加大所带来的工作压力，而且还能富余出人员来加大对矿石质量进行取样管理。
4、生产统计与报表模块，已经实现日/月报表的自动化并发布矿网站，不需要人工干预，大大减轻了统计人员的工作量。同时由于整个管理系统使用了统一的数据规范，使得统计更加准确。
5、规范管理、查询方便： 在管理方面，领导层通过用户权限直接进入Excel数据库，输入相关信息，就能查询需要了解的情况，就能及时的了解一线矿石生产、发运情况，根据各种信息反馈时时调整生产策略。在发运矿石方面，严格针对一车一票的管理要求，在矿石计量模块中设立了开出票编号和回收财务联号的唯一输入值，在一定程度上杜绝了换票、赊票、一票多次使用以及一车多票等偷、拉、拖、运矿石的情况，加大了对发运矿石的监管力度。
6、数据资源的共享度高：在英坪、磨坊、护矿队等各基层数据使用单位方面，针对各单位采集、使用数据的不同，在制作模块时放开不同的查询和填报权限给他们，利用网络的便利和数据资源的共享让他们能随时、随地、方便、快捷的直接提取、使用数据信息，减省了中间传递信息的过程，减少了数据传递所带来的失误。现在，各基层生产单位的生产信息通过Excel数据库的传输，形成一个有机整体。
7、数据安全性高、存储量大：只有有相应权限的人才能有相应的填报、修改、删除或查看权限，并且有工作流的模块需通过反关闭和多级反审才能完成数据的修改或删除工作，没有工作流的模块可以实现数据有条件的锁定，大大提高了数据的安全性。由于Excel服务器后台采用大型数据库来存储数据，因此数据存储量大，自2006年1月开始使用自今，在矿石计量模块的平台里仅就存储矿石发运管理站的原始矿石过磅信息量就高达15万多条，也就是意味着2006年一年在矿石发运站共过磅的矿石就达15万多车。
8、节约办公费： Excel数据库的使用真正做到了无纸化办公以及实现了数字化与自动化高度结合的办公模式。现在不用保存拖单，仅保存原始的过磅小票，纸张用量仅为以前的五分之一，这不仅减轻了统计室保存票据的压力、提高了工作效率，而且节约了办公费用，仅2006年一年就为生产管理办节约了近3万余元的办公费用，为实现我公司以及全社会所倡导的构建节约型企业、节约型社会贡献了一份力。
