北京诺默斯坦管理咨询有限公司Excel服务器应用（一）
一、整体设想：
以往药企使用的ERP、CRM等管理软件大都偏重于财务管理、物流管理（进、销、存）和客户信息管理，对营销行为管理涉及不够或没有涉及，有些则单纯是为了帮助企业通过GMP、GSP验收。而医药营销管理主要是营销人员日常行为的过程管理。因此，它们对营销管理的实际帮助不大。本系统旨在按照实际营销过程的管理建立有效的计算机管理系统，使营销人员的日常工作行为得到正确的引导、监督和塑造。通过信息的收集和统计分析，用“规范化、标准化、系统化”的方法，对工作流程实施精准、有效的量化管理，制定精确、具体的行动方案，引导员工按照标准和规范的方法处理日常工作。有效地与人才聘用和岗位培训相衔接，使员工整体行为表现不断提升，从而实现营销管理意图。
二、为什么选择Excel服务器？
北京诺默斯坦管理咨询有限公司（Beijing Normal Standard Consulting Ltd.）是一家专门致力于医药企业内部标准化管理的，独具特色的管理咨询机构。其特点是：不仅为医药企业提供管理咨询和各种培训课程，同时还致力于帮助企业将培训之成果转化为员工的“行为”表现。提高管理水平。在工作实践中我们经常遇到由于企业管理手段的落后，使得管理设想难以实现。于是开始尝试与企业一起共同搭建计算机管理系统，以提高企业的核心竞争力”.经过较长一段时间的选择，我们选定了用Excel服务器搭建医药企业营销管理系统。Excel服务器巧妙地把Excel的易用性、普及性、计算能力以及大型数据库的数据管理能力有机结合起来，不仅使得各种统计、汇总工作能够自动完成，而且提供了一个Excel电子表格的网络化应用模式。这种模式下，每一个客户机从服务器上的数据库中获取信息，进行各种操作，最终的结果再保存到数据库中去。这样就为许多原来很难解决的营销管理问题提供了可能的途径，比如：流程的透明使营销行为的监控和引导成为可能；信息共享和及时、准确的传递使各项工作的安排有了方便的量化依据；数据的集中统一管理、严格的权限和大量耗时耗力汇总统计工作的自动化又极大地解放了人员的操作；原来熟悉的Excel工作簿依然熟悉却再也不是分散孤立的了，而变成了开放、互动和规范的知识积累平台。最重要的是：在这个平台之上人们以现有的“最佳实践”为基线，可以不断地自主改进却不再需要依赖软件开发技术人员，这种管理精确性的无限递增以及对业务发展束缚的突破，是任何定制模块软件都无法与之相比的！也是我们选择应用Excel服务器的一个较大的优势。
三、实现途径：
根据以上营销管理系统设计思路，我们利用Excel服务器设计了营销“行为管理”的三个维度，分别是T：时间维度、L：地点维度、H：质控维度 （如图1所示）
T：时间维度：对营销行为发生的时间进行管理。引导和监督营销人员，使他们工作流程的各种操作行为发生在正确的时刻、选择正确的频率和控制正确的用时；解决时间合理高效运用的问题。
L：地点维度：对营销行为的地点和方式进行管理，如：去哪个医院、科室？见哪个医生？在哪里组织什么样的推广活动？等，使营销行为得到合理安排；解决空间和形式分配的问题。
H：质控维度：解决了什么时间？什么地点？哪位员工？去见谁？做什么事？等问题之后，要使工作更为有效，就必须对如何推广产品（即怎么说？怎么做？）进行管理。质控维度就是引导和督促营销人员按照公司规定好的市场策略和推广方向，通过专业的方法把产品的定位、卖点、核心推广信息传递给客户，并记录结果。质控维度是提高推广有效性的重要保障。
通过以上三个维度的管理，可以对营销过程的任何一项活动实施精准的管理。管理者不仅可以随时了解到什么时间？什么地点？哪位员工（要）去见谁或做什么？他们说了、做了什么？为什么做这些？（希望）怎么做？结果怎么样？
图1：营销“行为管理”的三个维度
而且，更重要的是：（如图2所示）原来随意的、孤立的信息和数据（基础的和即时的）通过系统的引导以规范的行为收集回来并被系统集中管理了，通过计算机的统计分析可以很方便地随时看到销售过程中哪里做得好？哪里做得不好？无需逐级汇总上报就能迅速、准确地获得统计数据，为下一步工作提供有效的帮助。长此循环下去，企业的知识积累了，营销人员的“行为”规范了，能力提高了，业务将必然得到持续的增长。
图2:“员工行为”、“信息管理”、“统计分析”的良性循环
四、典型模块举例——医药代表的日常管理
由于篇幅所限，不能把系统所有的管理模块详细介绍。在此仅选择医药代表日常管理模块中的三张常用报表即：“辖区医生信息管理表”、“月工作计划/实施索引”和“日拜访计划/实施索引”来举例讨论用Excel服务器搭建本系统的相关管理功能。本系统的搭建主要希望能帮助解决三个方面的医药代表日常管理难题。其一：协助代表养成规范的工作习惯;其二:从规范的“行为”出发能够准确、及时地收集、管理一线的真实信息；其三：这些不断更新的信息通过系统提供的工作索引能够方便地指导各项日常工作，使绩效得到持续提高。
4.1辖区医生信息管理表
客户信息收集与管理是做销售的基础。填写客户表并不难，也不是最终目的。难的是客户表上的信息可以随时、方便、有效地用于日常工作。同时，日常工作的相关信息又能马上记录回客户表。不是我们以往没想到这样做，是因为这个过程需要大量的翻阅、填写、记录和统计工作。靠手工基本上是无法执行的。这本来就应该是机器做的事情。利用Excel服务器可以很好地解决了这个问题：大量的翻阅、抄写、记录、汇总和统计工作由计算机来做,人只负责原始数据的收集和选择最终数据的调用。信息利用、更新、互换变得轻松、流畅。而传统的方法则是把大量计算机可以完成的工作让人来做，结果使人变成了最差的“机器”，很难实际执行更难有高效可言。
如图3所示,本系统辖区医生信息管理表包括的信息，归纳起来有以下四种类型：
第一， 固定数据：这些信息在短时间内不会有太大变化，只需要收集后，一次性输入备用。
包括：姓名、医院、 科室、 职务、 职称、专业、出诊时间、日相关门诊量、
最佳拜访时间、联系电话、影响力等。
第二， 变动数据：这些信息随拜访和其他推广活动的进行而发生变化，甚至是每天变动的。利用Excel服务器“表间公式”的功能，将代表每日报表的信息回写上来，从而可以轻松地实现即时变动、即时统计。这些信息主要包括：月累计拜访/协访次、 月累计拜访/协访用时、支持度、参加推广活动频度、总量等。
第三， 关系维护数据：关系维护是指客情关系维护和专业关系维护两个方面。
包括：客户的相关重要日期、爱好或特长、晋升职称情况和研究课题进展、方向等。
第四， 统计数据：一张辖区医生信息管理表填完后，系统会对表上的信息马上作出统计，并列出统计表来，变动数据部分的统计随时自动更新，可以动态观察拜访和所有推广活动的变动。能随时了解到所想要知道的数据，帮助使用者不断完善客户管理、提供计划和决策依据。这些数据包括：医院总数、医生总数、各医院各级医生数及比例、月处方量及比例、月拜访次数等。
图3:辖区医生信息管理表的数据类型
更新报表时固定数据部分不需要重新填写，只需要在前面的基础上更改或填写有变动或增加的信息保存为新报表即可。变动数据和统计数据部分则完全不需要手工填写。这样就极大地方便了辖区医生信息管理表在日常工作中的应用。可以按照我们销售管理的实际需要规定这张表格需要更新的周期（如：每月底），而不会因为工作量太大影响执行的情况。由于这是一张基础信息报表，许多进一步的销售统计、预测、分析和计划都离不开它。所以，这张表格信息的准确、及时填报将为整个销售管理系统的构建打下良好的基础。
