企业在合同管理上面临多项痛点:合同多(总包/分包均为纸质或电子文档存档),财务对每个合同的收款明细、付款明细、开票信息查询困难,出现过重复开票、数据对应不上的问题;项目经理申请开票时财务缺乏决策依据;项目多合同多且互相关联,数据关联无法实现;财务软件无法在同一张汇总表中实现收付款、发票开具等数据的逻辑关联(勾稽关系);权限管理无法细化到部门/个人/数据字段级别。
企业现状与系统需求
合同分类与数据关联
总包合同(销售合同):一个甲方可对应多个项目/合同。总包合同支付条款约定中的每笔款项,与收款明细对应,与发票开具流程对应;甲方信息、项目信息、总包合同信息中的数据可关联,填过的数据可以自动带出或可选,减少填报工作量和错误。
分包合同:先有总包合同再有分包合同;分包合同付款条款中的金额与付款明细对应,实现数据逻辑勾稽。
合同分包管理架构(总包/分包关系)
甲方信息管理
项目信息管理
总包合同信息(支付条款/收款数据关联)
项目进度情况汇报表
收款管理与汇总查询
项目收款流程(与合同支付条款关联)
总包合同汇总查询(多条件筛选)
总包合同汇总(合同信息/收款明细联合展示)
合同收款明细
分包合同管理
分包方(乙方)信息
分包合同信息
分包付款明细
分包合同汇总查询(一)
分包合同汇总查询(二)
分包付款明细详情
材料采购与项目成本管理
材料采购管理功能架构
采购入库单
材料领用单
即时库存查询表
物料领用成本查询表
项目成本管理(部门/项目成本核算与盈利分析)
施工内容确认单
权限管理与财务系统对接
权限管理支持细粒度控制:可看全部信息;按部门划分仅看本部门合同;按个人划分仅看总包不看分包;按数据字段划分,某人仅能看到指定合同的指定字段(如仅看应收款,不看合同金额、已收款)。
与财务软件对接:可与用友/金蝶等现有财务软件对接,将财务软件中的数据采集到项目管理系统中,在同一张汇总表中展示不同业务模块的数据,提高数据利用效率,实现业务与财务管理的更好结合。
权限管理示例(按角色控制数据可见性)